Um estudo recente da PwC e do Radicati Group revelou que a má organização de documentos custa aos gestores, em média, um mês de trabalho por ano. Além disso, as equipes despendem de 5% a 15% do tempo revisando informações em documentos, chegando a 50% no processo de busca. Colaboradores perdem cerca de duas horas diárias procurando documentos, enquanto dois terços das informações armazenadas pelas empresas tornam-se obsoletas.
A transformação digital tem impactado significativamente a forma como as empresas gerenciam seus documentos. O uso da tecnologia na Gestão documental não é mais uma exceção, mas sim uma necessidade para otimizar processos e reduzir custos operacionais. A digitalização em larga escala, juntamente com ferramentas de automação e sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos (GED), possibilita que tarefas como classificação, indexação e busca de arquivos sejam executadas de forma mais rápida e eficiente.
A implementação de sistemas de Gestão documental eletrônica proporciona maior rastreabilidade das informações, minimizando falhas humanas e aumentando a segurança dos dados. Além disso, a tecnologia permite que os profissionais se concentrem em atividades mais estratégicas, como análise de dados, apoio a auditorias, gestão de riscos e inteligência regulatória. Essa mudança de foco contribui para a otimização de áreas como jurídico, compras e recursos humanos.
A transição para a Gestão documental digital também é impulsionada por um contexto regulatório e de negócios cada vez mais exigente. Normas como a LGPD, as diretrizes de ESG e a governança corporativa demandam uma gestão mais inteligente e organizada da informação. A visão estratégica da informação como um ativo valioso é essencial para garantir a segurança dos dados e o cumprimento das regulamentações.
A segurança da informação tornou-se uma prioridade para as empresas, exigindo a implementação de práticas robustas de Gestão documental. As empresas estão investindo em soluções de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) para garantir a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade de seus dados. A correta gestão de documentos não só otimiza o fluxo de trabalho, mas também reduz riscos operacionais e jurídicos, melhorando a experiência dos colaboradores e promovendo a inovação nos processos internos.
Via TecMundo
